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個人情報保護規定

個人情報保護方針

公益財団法人千葉市国際交流協会(以下、「当協会」といいます。)は、当協会が取得した個人情報の取扱いに関し、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます。)、個人情報保護に関するガイドライン等の指針、その他個人情報保護に関する関係法令を遵守し、次のとおり、適正に管理し、適切に取り扱います。

第1条 個人情報の定義

「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいいます。

  1. 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)。
  2. 個人識別符号が含まれるもの。

第2条 個人情報の管理

当協会は、個人情報管理責任者を置き、個人情報保護法、各種ガイドライン、関係法令及び当協会の規程に従って、当協会が取得した個人情報を厳重に管理します。

なお、当協会のウェブサイト等では不正アクセス、漏えい、改ざんなどから個人情報を守るための安全対策を十分に講じていますが、利用者におかれても、ご自身のパソコン等についての安全対策を講じた管理をされるようお願いいたします。

第3条 個人情報の取得

当協会では、当協会の業務を運営するにあたって下記の手続により個人情報を取得します。

  1. 賛助会員登録
  2. ボランテイア登録
  3. 語学講座、各種講座、イベント、相談業務(いずれもオンラインを含みます)及び会議室利用の申し込み
  4. 当協会に対するご意見、お問い合わせ

第4条 個人情報の利用目的

当協会では、取得した個人情報を以下の目的のために利用することがあります。

  1. 賛助会員登録、ボランティア登録及び派遣、語学講座、各種講座、イベント、相談業務、会議室利用の申し込みに対する連絡等のため(このほか賛助会員及び登録ボランティアについては、登録継続確認、その他当協会からの連絡のため連絡先情報を利用することがあります)。
  2. 利用者からのお問い合わせ対応、教材、広報紙等の配送対応、その他必要に応じた利用者との連絡のため。

当協会は、個人情報取得時に明示した目的の範囲内でのみ利用者の個人情報を利用します。また、事前に明示した利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で変更する必要が生じた場合は、利用者に通知するか当協会のウェブサイトにおいて公表したうえで利用します。

第5条 個人情報及び個人に関する情報

  1. 当協会にて取り扱う情報氏名、生年月日、性別、電話番号、住所、郵便番号、メールアドレス、その他入力フォーム等から提供された情報等
  2. ウェブサイト等を利用することで自動的に取得する情報端末情報(端末ID、IPアドレス等)、ログ情報、Cookie、位置情報及びその他のインフォマティブ情報(AAID、IDFA)なお、これらの情報にはご本人を特定できる情報は含まれません。

第6条 個人情報の委託

  1. 当協会は、第4条記載の利用目的を遂行するため、適正な個人情報保護の体制を備えた第三者に対し利用者の個人情報を委託することがあります。このほか、利用者に教材、広報紙、資料、物品を送付するため、配送業者に対し、住所・氏名などを提供する場合があります。
  2. 外国にある事業者に委託する場合、個人情報保護委員会規則で定める国の事業者または個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制等を有する事業者を選定し、厳格な個人情報保護の契約を締結することにより個人情報保護に必要な事項を義務付けるとともに、適切な監督を行います。

第7条 第三者提供

  1. 決済代行会社への提供
    語学講座その他当協会に対する支払決済において利用者がクレジット払いを選択した場合、クレジットカード情報をストライプジャパン株式会社に提供します。この場合、オンライン決済はStripeサービスを介して行われ、当協会はStripeサービスへのアクセストークンを除き、完全なクレジットカード情報を取得しません。提供先の個人情報取扱に関する詳細については、下記をご確認ください。
    https://stripe.com/jp/ssa
  2. 会議室予約サービス会社への提供当協会の会議室予約のため、氏名・メールアドレス等の予約情報をセレクトタイプ株式会社に提供します。この場合、セレクトタイプ株式会社は、同社が運営する予約サービス「SelectType」において、当協会から提供を受けた利用者に関する上記予約情報を予約一覧データ等の作成のために利用します。提供先の個人情報取扱に関する詳細については、下記をご確認ください。
    https://select-type.com/pp.php

前条及び前項の場合を除き、当協会は、利用者の同意を得ずに、利用者に関する個人情報を第三者に提供することはありません。ただし、以下の場合には、必要最小限の範囲で利用者に関する個人情報を事前の同意なく第三者に提供することがあります。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命・財産の保護の必要がある場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進に必要な場合
  4. 警察・裁判所等の公的機関への協力が必要である場合

第8条 安全管理措置

当協会では、利用者の個人情報について、下記の通り、漏えい、滅失または毀損の防止等、その安全管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じています。

  1. 個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・破棄について、その取扱方法や管理責任者を当協会規程により定めています。なお、当協会内部で個人情報にアクセス出来る職員は、必要最小限の範囲内である職員のみに限定しています。
  2. 個人情報の取扱いに関する留意事項等については、職員等に研修やその他の方法により周知徹底しています。
  3. 個人情報を紙媒体で保管する場合やUSBメモリやCD等の外部記録装置で保管する場合には、鍵のかかる場所で保管をします。
  4. 個人情報の保存期間を設定し、保存期間経過後または保存の必要がなくなった場合には、速やかに破棄します。また、破棄する場合には、裁断・溶解等復元が不可能な方法を採用しています。
  5. 個人情報を電子データで保存する場合は第三者がアクセス出来ないようにアクセス制御を行っています。
  6. 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断するための措置を講じています。

第9条 個人情報の開示・訂正・利用停止

当協会への個人情報の提供は利用者の任意であり、それを提供しないこともできますが、その場合、一部のサービスを受けることができないことがあります。利用者は当協会に提供した個人情報の開示を当協会の個人情報保護管理者に請求することができます。また、個人情報に間違いがある場合にはその訂正を請求することができます。さらに個人情報に関する当協会の運用に問題等があった場合、その情報の利用停止または消去を請求することができます。

なお、上記の開示・訂正・利用停止の各請求については、第三者への漏えいを防ぐため、本人確認をさせていただきます。

上記の各請求その他個人情報保護法で認められる権利行使の具体的な手続については、下記記載のお問い合わせ窓口までお問い合わせください。

なお、本人確認ができない場合、個人情報を廃棄、削除済みの場合、当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合には、請求に応じられない場合があります。

10条 個人情報保護方針の改訂

当協会では、取得する個人情報の変更、利用目的の変更等により、適宜、個人情報保護方針を改訂する場合があります。その場合、改訂後は新たな方針が適用されることになります。

改訂にあたっては、利用者の方に対する個別の通知はせず、当協会のウェブサイトで公表いたします。

11条 お問い合わせ先

本方針に関するご不明点や、当協会の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご意見、苦情等につきましては、下記の窓口までご連絡ください。

【お問い合わせ窓口】

公益財団法人千葉市国際交流協会  個人情報保護担当

電話:043-245-5750

制定日 令和4年4月1日